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I 10 errori che mi hanno reso una progettista migliore! a cura di Alessia Massaro

Immagine del redattore: EuVillagesEuVillages

Aggiornamento: 2 giorni fa



Progettista Alessia Massaro. Alessia lavora come Project Manager Junior per enti pubblici e privati. Ha un profilo multisettoriale e progetta in differenti aree tematiche tra cui: educazione non formale, inclusione sociale, tutela delle donne, accoglienza migranti e servizi socio-assistenziali. Ha frequentato un master in progettazione nel 2019 e ha cominciato a fare esperienza di scrittura bandi anche a livello internazionale, supportando enti no profit in India e Ghana. Alessia si occupa di facilitazione Workshops, Design Thinking, Ricerca, Attività di monitoraggio, rendicontazione e Advocacy.


I 10 errori che mi hanno reso una progettista migliore a cura di Alessia Massaro


Il successo è stato definito come “la capacità di passare da un fallimento all’altro senza perdere l’entusiasmo”, ed è il modo in cui anche io ho scelto di affrontare la mia vita professionale. Gli errori vanno compresi e accettati, per poi essere utilizzati per migliorare! Da qui è nata l’idea di creare una lista di errori per essere una progettista migliore.


Ecco i 10 errori più utili che mi sono capitati in fase di scrittura, realizzazione e collaborazione con il team di progetto:


  1. Progettare senza tenere in considerazione i beneficiari e il contesto. I beneficiari devono essere parte del processo ideativo e creativo, altrimenti si rischia di realizzare un progetto che non risponde ai loro bisogni. Anche il contesto (dove vivono i beneficiari, tipo di governo, condizione economica e sociale) deve essere analizzato perché i problemi/bisogni cambiano in base allo stesso. Ad esempio, un gruppo di bambini che vive in periferia in Italia sarà diverso da un gruppo di bambini argentino.

  2. Spendere tempo ad analizzare un bando senza prima controllare i requisiti di partecipazione! Prima cosa da fare? controllare i requisiti! Di solito i bandi richiedono all’ente di avere una forma giuridica specifica (associazione, APS) oppure una capacità finanziaria sufficiente a sostenere le spese del progetto prima della ricezione degli anticipi/acconti.

  3. Andare fuori traccia! Ore e ore a scrivere la proposta progettuale e poi…rendersi conto che il progetto non è allineato alle finalità del bando o ai suoi obiettivi generali. Unica soluzione? Ricominciare!

  4. Rendersi conto che la proposta è incompleta/imprecisa solo dopo averla presentata. Prima di inviare un progetto bisogna verificare di aver rispettato i criteri di valutazione. Chiediti: quello che ho scritto risponde alle richieste del bando? Se io fossi il lettore, riuscirei a capire se la proposta è sostenibile, innovativa e di qualità?

  5. Errori Ortografici. Non sono la fine del mondo, ma non danno una buona impressione. Si trasmette fretta e imprecisione. Aspetta il giorno seguente e rileggi il progetto con attenzione.

  6. Partners inadatti. E’ importante avere dei partner affidabili, con esperienza o qualità valide per la realizzazione del progetto, altrimenti si rischia di avere il finanziamento ma non le forze per realizzarlo. Seleziona attentamente i partners.

  7. Ruoli poco chiari nel team di progetto. Nel team ogni figura deve avere un ruolo e gestire una parte del processo, altrimenti si rischia di avere responsabilità sbilanciate e sovraccarico di lavoro solo per alcuni. In base alla grandezza del progetto ci saranno più o meno ruoli: amministratore, addetto agli acquisti, il progettista, il coordinatore, il social media manager etc.

  8. Il team lavora senza avere un obiettivo. Perché realizziamo il progetto? Per rispondere ad un bisogno specifico dei beneficiari! Il team deve conoscerlo e tenerlo a mente per evitare che il progetto sia solo una lista di cose da fare.

  9. Il team non rispetta le scadenze. Non si tratta di puntare il dito contro qualcuno, ma di capire perché non vengono rispettate le scadenze e trovare una soluzione. Può darsi che la persona abbia poco tempo, che le scadenze sia troppo ravvicinate o c’è mancanza di motivazione.

  10. Non predisporre un’agenda per le riunioni. Sai cosa vuol dire? Caos e durata delle riunioni infinite. Meglio un’agenda fatta in anticipo e che coinvolga gli altri membri del team nella realizzazione e nelle responsabilità. Deve essere uno strumento partecipativo e aperto a tutti/e.

Quali sono gli errori che vi sono capitati e quale il più difficile da correggere? Per me, sicuramente il n.5! Facciamo tesoro degli errori, condividiamoli con il nostro network e trasformiamoli in opportunità.


*english version


The 10 mistakes that made me a better project manager


Success has been defined as the ability to go from one failure to another without losing enthusiasm. This is also the way I have chosen to approach my professional life. Mistakes should be understood, accepted, and then used to improve our work!

This is why I have been listing mistakes done since I have started working in the Third Sector as a PM. Here are the 10 most helpful mistakes that I did during the proposal formulation, project implementation and team collaboration:


  1. Planning without taking into account beneficiaries and their context. In fact, they must be part of the ideation and the creative process, otherwise, there will be the risk of creating a project that does not meet their needs. In addition, the context (i.e. where beneficiaries live, the type of Government, the economic and social conditions) must also be analysed because problems/needs of beneficiaries change according to it. For example, a group of children living in the Italian suburbs will be different from a group of children living in the Brasilian suburbs.

  2. Spending time analysing a call without first checking the eligibility requirements! The first thing to do? Check ALWAYS requirements! Usually, calls for proposals require the organisation to have a specific legal form (association, APS) or a sufficient financial capacity to bear the cost of projects before receiving the advance payments.

  3. Getting off track! Hours and hours writing the project proposal and then... realising that the project is not aligned with the aims of the call or its general objectives. Solutions? Start again!

  4. Realising that the proposal is incomplete/incorrect after submitting it. Before submitting a project, check that you met the evaluation criteria. Ask yourself: What I have written meet the requirements of the call? If I were the reader, would I understand with clarity if the project is sustainable, innovative and of quality?

  5. Spelling mistakes. They are not the end of the world, but they do not give a good impression. They convey haste and inaccuracy. Wait the next day to accurately read the text twice.

  6. Inappropriate partners. It is important to have reliable partners with experience or valuable qualities to carry out the project, otherwise, you risk having the funding but not the strengths to carry it out. Select partners carefully.

  7. Unclear roles in the project team. Each member must have a role and manage a part of the process, differently, there is a risk of unbalanced responsibilities and work overload for only a few. Depending on the size of the project, there will be more or fewer team roles: the PM, the coordinator, the administrator, the procurement officer, the social media manager etc.

  8. The team works without having a goal. Why do we carry out the project? To respond to a specific need of the beneficiaries! The team needs to know and keep in mind that the project is NOT a list of tasks to complete.

  9. The team does not respect deadlines. The point is not to accuse someone of inefficiency or laziness, but it is fundamental to understand the origin of the problem and find a solution. It might be that the person lacks time to meet the deadline or deadlines are not defined appropriately. It can depend on a lack of motivation too.

  10. Not preparing a meeting agenda. Do you know what that means? Chaos and endless meeting duration. Meeting participants must know topics of discussion in advance and share responsibilities for better execution of meetings. In addition, it is better to involve the team members in the meeting agenda preparation, because it should be a participative tool and open to modification.


What are mistakes that you committed that you are willing to share? What are the most difficult mistakes to correct instead? Mine is the n. 5 for sure! Let's learn from our mistakes, share them with our community of professionals and turn them into opportunities.




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