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Come gestire le scadenze? Deadline management



Come gestire le scadenze?


Il lavoro del progettista sociale è fatto di scadenze, alcune prevedibili altre meno, molte a ridosso l’una dell’altra. Infatti, una delle competenze necessarie per il ruolo è la capacità di gestire lo stress e lavorare con tempi ristretti e a ridosso delle scadenze.

La capacità di gestire le scadenza è una abilità (saper fare) che può essere allenata e migliorata, grazie alla pratica, all’esperienza e alla sperimentazione di nuove strategie.

Quali strategie si possono usare per gestire le scadenze? Eccone 2:


  1. Programmare il lavoro in funzione delle scadende dei diversi finanziatori.

Per alcuni finanziatori le scadenze sono note (ad esempio nella programmazione europea o per certe fondazioni), quindi ogni anno si può giocare d’anticipo e calendarizzare la scrittura dei progetti.

Come fare: usa il calendario dell’agenda o del computer opure applicazioni digitali (trello, mural, miro, evernote) e segnare l’inizio e la fine prevista per la scrittura/gestione di ogni progetto, incluse le scadenze interne ad ogni fase.

Livello di difficoltà: medio-alto perché bisogna conoscere le scadenze dei vari finanziatori e avviare una programmazione che includa varie figure di responsabilità per avviare una programmazione strategica.


  1. Prioritizzare le attività da svolgere.

Ordinare le attività (giornaliere, settimanali, mensili, trimestrali ecc) in base al criterio dell’urgenza e dell’importanza.

- Urgenza. L’attività deve essere svolta subito oppure può essere posticipata?

- Importanza? Quanto è importante svolgere quell’attività? Il valore dell’attività è alto oppure è un’attività secondaria che non non influenza le altre? Posso delegare?

Non credere a chi considera tutte le attività urgenti e importanti perché non è vero.

Come fare? Digitale o cartacea, si può creare una matrice di prioritizzazione come quella in figura.

Livello di difficoltà? Facile




Matrice di prioritizzazione: descrizione ed utilizzo.


Il grafico in figura è stato realizzato con Miro (www.miro.com) ma può essere realizzato anche a mano. Per creare la matrice si posizionano le variabili ( sull’asse delle ascisse (x - urgenza) e ordinate (y - importanza).

Ho ipotizzato che la matrice fosse per la giornata lavorativa e ho assegnato ad ognuno dei 4 quadranti una fascia oraria di realizzazione, ma ogni quadrante può corrispondere ad un’ora, un giorno, un mese ecc. In base alle necessità.

  1. Il quadrante n. 1 rappresenta le attività più importanti e più urgenti (da fare al primo posto)

  2. Il quadrante n. 2 rappresenta le attività meno importanti ma più urgenti (da fare al secondo posto)

  3. Il quadrante n. 4 rappresenta le attività più importanti ma meno urgenti (da fare al terzo posto)

  4. Il quadrante n.3 rappresenta le attività meno importanti e meno urgente (da rimandare o delegare)


Come usare la matrice:

  1. al di fuori della matrice elencare tutte le attività che si devono svolgere in un arco temporale predefinito. Nel mio esempio, in una giornata, devo rispondere ad una mail, prepararsi al meeting 1 e al meeting 2, realizzare un rendiconto narrativo, contattare i partner di progetto, inviare 1 fattura.

  2. Per ogni attività chiedersi quanto è importante e urgente ed inserirla nel riquadro corrispondente (se fatto su carta si può numerare le attività ed inserire solo il numero di riferimento).

  3. Iniziare la giornata realizzando le attività nel quadrante 1, poi 2, poi 4. Le altre, possono aspettare!


In base alla matrice avrei, dunque, passato la mattina (9.00-12.00) a contattare i partner di progetto e preparare un meeting; dalle 13.00-16.00 avrei redatto il report narrativo e preparato il meeting 2 e concluso la mia giornata (16.00-18.00) rispondendo a delle mail in sospeso.


E tu hai mai usato la matrice per organizzare e assegnare delle priorità alle tue attività?

Quali sono le strategie che usi? Scrivilo nei commenti


/English Version/


Deadline management

Working as a project designer/project manager implies meeting various deadlines, some of them foreseen and others not. One of the competencies required for the job is the capacity for stress management with tight times and next deadlines.

Stress management and deadlines management are abilities that can be trained and improved thanks to practice, experience and experimentation with new strategies.

What strategies can be used to manage deadlines? Here are 2:


  1. Schedule the work according to the deadlines of the different funders

For some funders, the deadlines are known (e.g. in European programming or for certain foundations), so you can yearly plan it and schedule the project’s design phases.

How to do it: use the agenda, the computer calendar, or digital applications. Establish in time which calls for proposals you want to submit and how much time you need to devote to each project. Mark the planned start and end for the design or management of each project, including the internal deadlines for each phase/sub-activity.

Difficulty level: medium to high because you need to know the deadlines of the various funders and you should include in the planning process various figures of responsibility to begin strategic planning.


2. Prioritise the activities to be carried out


Order the activities (daily, weekly, monthly, quarterly, etc.) according to the criteria of urgency and importance.

- Urgency. Does the activity have to be done immediately or can it be postponed?

- Importance? How important is the activity to be performed? Is the value of the activity high or is it a secondary activity that does not influence the others? Can it be delegated?

Do not believe who considers all activities to be urgent and important because it is not true.

How to do it: Use a digital tool or paper to create a prioritisation matrix like the one in the figure.

Difficulty level: Easy





Prioritisation matrix: description and use.


The graph in the figure was created with Miro (www.miro.com) but can also be created by hand. Firstly, create the matrix, by placing the variables on the x-axis (urgency) and y-axis (importance).

I assumed that the matrix was for 1 working day and assigned to each of the 4 quadrants a time slot for realising many activities. Bear in mind that each quadrant can correspond to an hour, a day, a month, etc. As needed.

- Quadrant No. 1 represents the most important and most urgent activities (to be done in the first place)

- Quadrant No. 2 represents the less important but more urgent activities (to be done in second place)

- Quadrant no. 4 represents the most important but least urgent activities (to be done in third place)

- Quadrant No. 3 represents the least important and least urgent activities (to be postponed or delegated)


How to use the matrix


List next to the matrix all the activities that need to be done in a predefined time frame. In my example, in one day, I must answer e-mails, prepare a meeting (n.1) and a second one, write a narrative report, contact project partners and send 1 invoice.

For each activity ask yourself how important and urgent it is and insert it in the corresponding box (if done on paper you can number the activities and enter only the reference number).

Start the day by doing the activities in quadrant 1, then 2, and then 4. The others can wait!


Therefore, according to the matrix, I would have spent the morning (9.00-12.00) contacting project partners and preparing the meeting n.1; from 13.00-16.00, I would have written the narrative report and prepared meeting 2 and ended my day (16.00-18.00) answering outstanding e-mails.


Have you ever used the matrix to organise and prioritise your activities? Do you use the same variables?

Will you try or do you use other strategies that would you like to share? I am all ears!




a cura della progettista Alessia Massaro

Alessia gestisce progetti europei orientati al sociale. Nel corso della sua esperienza si è dedicata a progetti nazionali, europei ed internazionali. Ha un profilo multisettoriale e progetta in differenti aree tematiche tra cui: educazione non formale, inclusione sociale, tutela delle donne, accoglienza migranti e servizi socio-assistenziali. Ha frequentato un master in progettazione nel 2019 e ha cominciato a fare esperienza di scrittura bandi anche a livello internazionale, supportando enti no profit in India e Ghana. Alessia si occupa di facilitazione Workshops, Design Thinking, Ricerca, Attività di monitoraggio, rendicontazione e Advocacy.





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